SEGÉDLET

Az e-építési napló egy interneten elérhető program, amellyel elektronikusan történik az adatok rögzítése, a bejegyzések és a mellékletek csatolása is az építési naplóba. Az e-építési napló alkalmazással létrehozott építési napló funkcióját, vezetésének célját, tartalmi követelményeit tekintve nem különbözik a papíralapú elődjétől, csak a formátumában.

Az e-építési napló alkalmazással létrehozott építési napló továbbra is az építőipari kivitelezési tevékenység megkezdésétől annak befejezéséig vezetett, hatósági és bírósági eljárásban felhasználható olyan hiteles dokumentum, amely időrendben tartalmazza a szerződés tárgya szerinti építőipari kivitelezési tevékenység, illetve az építési-szerelési munkák adatait, továbbá a munka menetére, megfelelőségére és dokumentumaira (pl. tervrajzi kiegészítések) vonatkozó vagy az elszámoláshoz szükséges jelentős tényeket.

Az építési napló vezetésének szabályait az építőipari kivitelezési tevékenységről szóló 191/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet tartalmazza.

Elérhető:http://www.e-epites.hu/e-naplo/jogszabalyi-hatter

Mikor kell építési naplót vezetni?

Minden építésügyi hatósági engedélyhez vagy tudomásulvételi eljáráshoz kötött építőipari kivitelezési tevékenység végzéséről építési naplót kell vezetni.

Az építési napló vezetési kötelezettség az általános és sajátos építményfajták egyaránt kiterjed.

Az építési naplót

·         általános építmények esetében 2013. október 1-jét,

-          az európai uniós beruházásból megvalósuló általános építmények tekintetében

2014. január 1-jét,

·         sajátos építményfajták tekintetében

-          a közlekedési, a víziközmű és vízgazdálkodási építmények, valamint a  a Magyar Kereskedelmi Engedélyezési Hivatalról és a területi mérésügyi és műszaki biztonsági hatóságokról szóló 320/2010. (XII. 27.) Korm. rendeletben megjelölt sajátos építményfajták vonatkozásában 2014. július 1-jét,

-          a honvédelmi és katonai, továbbá a nemzetbiztonsági célú valamint elektronikus hírközlési építmények tekintetében a 2014. október 1-jét

-          az atomenergia alkalmazására szolgáló építmények és a bányafelügyelet hatáskörébe tartozó egyes sajátos építményekre vonatkozó építésügyi hatósági eljárások szabályairól szóló 53/2012. (III. 28.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó építmények tekintetében a 2016. október 1-jét

követően megkezdett kivitelezések esetén kell elektronikusan vezetni.

A fenti dátumokig papír alapon elkezdett építési naplót papír formátumban be lehet fejezni, de választható az elektronikus formátumra való áttérés is.

Kinek kell vezetnie az építési naplót:

·         a fővállalkozó illetve alvállalkozó kivitelező az építési napló vezetésére kötelezett, 

·         a naplóvezetéssel megbízható a kivitelező felelős műszaki vezetője is (a naplóba e tényt – FVM-napi jelentésre jogosult szerepkör kiosztásával kell bejegyezni)

·         az építési naplót cég nevében is csak olyan természetes személy vezetheti, aki:

o   a cég vezető tisztségviselője vagy személyesen közreműködő  tagja, vagy 

o   a kivitelező munkavállalója akkor vezetheti az építési naplót, amennyiben ez a feladat a munkavállaló munkaköri leírásában szerepel, vagy ha a munkáltatótól erre írásban utasítást kapott.

Ki vállalhatja át az elektronikus építési napló vezetését?

·         A vállalkozó kivitelező a vele szerződéses viszonyban álló alvállalkozója e-alnaplójának, és ezen alvállalkozóval szerződéses viszonyban álló további alvállalkozó e-alnaplójának vezetését átvállalhatja.

·         A naplóvezetés átvállalása nem vonatkozhat azokra a naplórészekre és mellékletekre, amelyet kizárólag a naplóvezetésre kötelezett tölthet ki, így a teljesítésigazolási naplóra, az elektronikus alvállalkozói nyilvántartásra és a gyűjtőnaplóra.

·         Az a vállalkozó kivitelező, aki a saját építési naplójának vezetését átadta, az átadás időtartama alatt nem vállalhatja át az alvállalkozója építési naplójának vezetését.

·         Minden átvállalt e-alnapló vezetését a saját napló vezetésétől elkülönülten, külön-külön kell végeznie az átvállaló vállalkozó kivitelező felelős műszaki vezetőjének.

·         Az átvállalt e-alnaplóban az e-alnapló vezetésére eredetileg kötelezett alvállalkozó az e-alnaplóban észrevételt tehet, vagy bármikor visszaveheti az e-napló vezetését.

Milyen részei vannak az e-építési naplónak?

·         az elektronikus építési főnapló (e-főnapló)

·         az elektronikus építési alnapló (e-alnapló).

·         mellékletei:

o   készenléti tárhely,

o   a jogerős építésügyi hatósági engedélyt és a hozzá tartozó, engedélyezési záradékkal ellátott építészeti-műszaki dokumentációt, a kivitelezési valamint egyéb rajzi dokumentumokat, számításokat tartalmazó tervnapló,

o   építtetői fedezetkezelő közreműködése esetén a fedezetkezelő által kezelt elektronikus alvállalkozói nyilvántartás.

o   közös gyűjtő napló

o   összesítő lap

Milyen részei vannak az e-főnaplónak és az e-alnaplónak?

·         Az e-főnapló és az e-alnapló címoldalból, nyilvántartásirész-oldalakból, naplórészből és a kivitelező vagy felelős műszaki vezetőjének nyilatkozatából áll.

·         A naplórész napi jelentésből és eseti bejegyzésekből áll.

Melyek az e-főnapló és az e-alnapló mellékletei?

a)      az ellenőrző hatóságok és szakhatóságok által készített okiratokat, jegyzőkönyveket tartalmazó hatósági napló,

b)      kivitelezési szerződést, a felmérési naplót, a teljesítésösszesítőt, a teljesítésigazolást és a teljesítésről felvett jegyzőkönyveket tartalmazó teljesítésigazolási napló,

c)      az építési-bontási hulladék-nyilvántartást, az építési termékekre vonatkozó teljesítménynyilatkozatokat, mérési jegyzőkönyveket, felülvizsgálati jegyzőkönyveket, elvégzett üzempróbák jegyzőkönyveit, üzembe helyezési vizsgálati tanúsítványokat, továbbá az a)-b) pont szerinti mellékletek tartalmaként fel nem sorolt minden további dokumentumot tartalmazó gyűjtőnapló.”

Mi a felmérési napló?

Az építési-szerelési munka mennyiségének folyamatos ellenőrzése céljából – az építési napló mellékleteként – a kivitelező felmérési naplót vezet, ha az építtetővel kötött szerződésben a felmérést tekintik az elvégzett munkák mennyiségének elszámolási alapjául.

A felmérési napló és a teljesítésigazolási napló az e-építési napló része.

Mi az a NÜJ ?

Az elektronikus építési napló alkalmazásba történő első belépés alkalmával minden felhasználó egy egyedi azonosítót kap, ez a naplóügyfél-jel = NÜJ.

A NÜJ egy 9 jegyű azonosító számsor, ami a későbbiekben nem változik, és kizárólag az adott ügyfélkapu használatával az e-építési napló alkalmazásba belépőhöz kötődik. A NÜJ személyes adatot nem tartalmaz, csak az e-építési napló alkalmazásban azonosítja az ügyfélkapun belépőt. Az e-építési napló alkalmazásba történő első ügyfélkapun keresztüli belépés alkalmával a saját adatok, szakmagyakorlási jogosultságok (kamarai adatok) és a képviselt cégek adatait ki kell tölteni, ezzel létrejön egy „személyes profil” amivel köthető a természetes személy az általa képviselt cégekhez. A „személyes profilban” rögzített személyes, jogosultsági és cég adatok a későbbiekben módosíthatóak, karbantartásuk a felhasználó feladata.

·         A NÜJ szükséges az alkalmazás használatához, ezért minden e-építési napló vezetést érintő szerződés megkötésekor át kell adni a megrendelőnek.

·         A felkért személy NÜJ-jét meg kell adni az alkalmazásban a szerepkörök kiosztásakor, naplóvezetési kötelezettség átadásakor, illetve a szerződéses adatok rögzítésekor.

Mi az egyszer használatos jelszó (visszaigazolási kód)?

Egyszer használatos jelszót ad automatikusan a rendszer a szerepkör kiosztás visszaigazolásához:

 (pl: az építtető kiosztja a szerepkört a fővállalkozó kivitelezőnek )

Az egyszer használatos jelszót, - ami egy 8 jegyű kód – a rendszer automatikusan állítja elő, és mindig két üzenetet küld róla a visszaigazoláshoz:

1.      Annak aki kezdeményezte a szerepkörkiosztást( pl: építtető): ebben található a kód

A „küldött visszaigazolások” menüpont alatt található.

2.      Annak akinek el kell fogadnia a szerepkörkiosztást (pl:kivitelező): ebbe be kell írni a kódot

A „visszaigazolásra várók” menüpont alatt található.

A 1. üzenetben kapott kódot tetszőleges módon át kell adni a 2. üzenet címzettjének (ez történhet személyesen, telefonon, e-mailben, vagy akár postai úton is).

Mit jelent a készenlétbe helyezés?

Megnyitás előtt készenlétbe kell helyezni minden e-naplót, e-főnaplót és e-alnaplót. A készenlétbe helyezés annyit jelent, mintha vásárolnánk egy üres építési naplót aminek egyelőre csak a címlapját töltjük ki, ezzel rögzítjük, hogy mely beruházáshoz használható majd fel.

A készenlétbe helyezés nem jelenti a kivitelezés megkezdését, az az építési napló megnyitásával, azaz a munkaterület átadásával egyidejűleg történik.

Ki jegyezhet be az építési naplóba?

·         az e-főnaplóba és mellékleteibe:

o   a naplóvezetésre kötelezett kivitelező és a felelős műszaki vezetője

o   az építtető,

o   az építési műszaki ellenőr 

o   a beruházási tanácsadó,

o   a tervezői művezető (ha az erre irányuló feladat meghatározást az írásbeli szerződésük tartalmazza)

o   az építésfelügyeleti hatóság

o   a biztonsági és egészségvédelmi koordinátor

o   építtetői fedezetkezelő

·         az e-alnaplóba és mellékleteibe:

o    a naplóvezetésre kötelezett kivitelező és a felelős műszaki vezetője

o   a naplóvezetésére kötelezett alvállalkozó kivitelezővel szerződéses viszonyban álló fő- vagy megrendelő vállalkozó kivitelező, továbbá a fő- vagy megrendelő vállalkozó kivitelező felelős műszaki vezetője,

o   az építési műszaki ellenőr 

o   építtetői fedezetkezelő

o   az építésfelügyeleti hatóság

·         az e-főnapló és e-alnapló hatósági napló-mellékletébe az ellenőrzésre és bejegyzésre külön jogszabállyal feljogosított más hatóságok

·         az e-főnaplóba és e-alnaplóba az ellenőrzésre és bejegyzésre külön jogszabállyal feljogosított szerv.

Ki tekinthet be az építési naplóba?

( értelemszerűen a bejegyzési jog magában foglalja a betekintési jogot )

·         építési műszaki ellenőr

·         beruházási tanácsadó

·         az építésfelügyeleti és építésügyi hatóság,

·         a Nemzeti Adó- és Vámhivatal illetékes szerve,

·         a helyszíni ellenőrzést folytató munkavédelmi és munkaügyi hatóság,

·         külön jogszabályban az ellenőrzésre feljogosított más hatóság,

·         az építtetői fedezetkezelő,

·         az építtető által betekintésre felhatalmazott,támogatást nyújtó szervezet,

Az érdekelt szerződéses feleken, az építtetői fedezetkezelői eljárásban feljogosítottak és az adóhatóságon kívül a bejegyzésre vagy betekintésre felhatalmazottak nem jogosultak megtekinteni az e-főnapló és  az e-alnapló teljesítésigazolási napló mellékleteiben a feltüntetett fő- vagy alvállalkozói teljesítés, részteljesítés ellenértékét.

Mi az a szerepkör?

Mindenkinek, aki egy e-építési naplóba, e-főnaplóba, vagy e-alnaplóba be akar jegyezni, vagy be akar tekinteni. vagy mellékletet feltölteni, annak előtte szerepkört kell kapnia az adott naplóhoz.

A szerepkör lehet :

·         építtető

·         építtető meghatalmazottja

·         építési műszaki ellenőr

·         kivitelező-napi jelentésért felelős

·         Kivitelező-napi jelentésre jogosult 

·         felelős műszaki vezető

·         FMV-napi jelentésre jogosult 

·         tervezői művezető

·         beruházáslebonyolító

·         beruházási tanácsadó

·         biztonsági és egészségvédelmi koordinátor

·         építtetői fedezetkezelő

·         támogató szervezet

·         külön jogszabállyal feljogosított

Minden felhasználó csak azokat az e-építési naplókat látja a rendszerben, és csak azokat az e-főnaplókat, és e-alnaplókat tudja kiválasztani az ügyfélkapus belépés után, amelyekben szerepköre van, és csak azokba tehet bejegyzést, vagy tekinthet be, amelyekhez a szerepköre alapján megfelelő jogosultsága van. Ez a jogosultság két módon jöhet létre:

A.  -  Szerepkör kiosztással, vagy

B.   - A szerepkör „öröklődése” útján, amikor a felhasználó egy kiosztott szerepkör elfogadása révén más e-fő-, vagy e-alnaplókba automatikusan betekintési vagy bejegyzési jogot kap. Ilyen szerepkörök az alábbiak:

·         Építtető/ építtető meghatalnazottja: Az e-naplót az építtető vagy az építtető meghatalmazottja hozza létre, így a készenlétbe helyezési kérelem elfogadása után csak ő fér hozzá az adott e-naplóhoz. Ebből adódóan az ő feladata az e-főnapló(k) létrehozása. Amennyiben létrehoz egy e-főnaplót, abban automatikusan megjelenik építtető vagy építtető meghatalmazottja szerepkörben, s abba bejegyzési és betekintési jogosultsággal rendelkezik. Az e-főnaplóból a kivitelező(k) által létrehozott összes e-alnapló(k)ba, s ezen e-alnaplókból létrehozott minden további e-alnaplóba betekintési jogosultsággal rendelkezik.

·         Kivitelező-napi jelentésért felelős: Az építtető vagy építtető meghatalmazottja feladata, hogy ezt a szerepkört hozzárendelje az e-főnaplóhoz, mert ez a szerepkör kötelezően kiosztandó minden egyes e-főnaplóba. A kivitelező-napi jelentésért felelős szerepkörben lévőnek van jogosultsága e-alnapló létrehozására, így hasonlóan az építtető/építtető meghatalmazottja szerepkörhöz, ha létrehoz egy e-alnaplót abban automatikusan megjelenik, mint „Megrendelő kivitelező”, és abban bejegyzési joga van. A további e-alnaplókba betekintési joggal fog automatikusan rendelkezni.

·         Felelős műszaki vezető: Ha egy e-főnaplóban szerepkörrel rendelkezik, az ahhoz elsődlegesen kapcsolódó e-alnaplóban bejegyzési jogosultsággal rendelkezik, s minden további kapcsolódó e-alnaplóban betekintési jogosultsága lesz.

·         Építési műszaki ellenőr: Ha egy e-napló bármely e-főnaplójában szerepköre van, az adott e-napló összes e-főnaplójában, és e-alnaplójában bejegyzési jogosultsága lesz.

Mi a teendő, ha az építtető nem rendelkezik ügyfélkapuval, vagy nem kíván aktívan részt venni az építési napló elektronikus vezetésében ?

Minden esetben gondoskodni kell olyan személyről, aki ellátja az építtető feladatokat. Ezért az alkalmazás ismeri az „építtető meghatalmazottja” szerepkört is.

Az építtető meghatalmazhatja pl:

·         - építési műszaki ellenőr alkalmazása esetén – az építési műszaki ellenőrt

·         tetszőleges Ügyfélkapuval rendelkező meghatalmazottat.

Az építtető papíron ad meghatalmazást az e-építési napló alkalmazásban az építtetői szerepkör feladatainak ellátására. Ehhez alakszerű meghatalmazás szükséges, mely bárki részére adható. Egyetlen feltétel, hogy a meghatalmazottnak ügyfélkapuval kell rendelkeznie.

·                 Meghatalmazott esetén az e-napló készenlétbe helyezést a meghatalmazott kezdeményezi.  Az igénylésben meg kell adnia az építtető adatait is.  A papír alapú meghatalmazást vagy a meghatalmazást tartalmazó szerződést elektronikusan csatolni kell a készenlétbe helyezés igényléskor a készenléti tárhelyre. Az építtető és a meghatalmazottja adatai egyaránt rögzítésre kerülnek az e-naplóban.

·                 A későbbiekben a meghatalmazott végez minden építtetői feladatot, szerepkör kiosztást, és visszaigazolást, munkaterület átadást is. A meghatalmazott kioszthat építtető szerepkört is.

·                 Amennyiben az építtetői szerepkört meghatalmazott látja el, de ki van osztva az építtető szerepkör is, akkor az építtető ügyfél kapun keresztül belépve az e-naplójába, betekintési és eseti bejegyzési joggal rendelkezik.

·                 Ha építtetői szerepkör nincs kiosztva az e-naplóhoz, akkor az építtető meghatalmazottja szerepkör változását, vagy megszűnését és az építtető utólagos belépését az LLTK-nál  elektronikusan igényelni kell. A meghatalmazott szerepkörbe lépő új személy jogosultságát új meghatalmazás csatolásával kell igazolni. A vitás eseteket az építésfelügyeleti hatóság bírálja el, az LLTK kezdeményezésére.

Mikor nyílik meg az e-építési napló?

·         A készenlétbe helyezett e-építési főnapló/alnapló megnyitása a munkaterület átadás átvétel visszaigazolás időpontjának rögzítésével automatikusan történik.

·         Az e-építési napló megnyitása, egyben az építőipari kivitelezési tevékenység megkezdése az első e- főnapló megnyitásának időpontja.

Hogyan kell vezetni az építési naplót?

·         Az e-főnapló és e-alnapló nyilvántartási oldalait a napló megnyitásakor kell kitölteni. A még nem ismert adatokat azok tudomásra jutásakor kell rögzíteni.

·         A naplórészt naponta kell vezetni, azt naprakész állapotban kell tartani.

·         Minden munkavégzési napon kötelező napi jelentést rögzíteni. Ha munkavégzés nem történik bejegyzés nem szükséges, viszont ezt a tényt – a várható munkafolytatási nap megjelölésével – az utolsó munkavégzési napon be kell jegyezni.

·         Az eseti bejegyzéseket az esemény bekövetkezése napján kell megtenni.

·         Az építőipari kivitelezési tevékenység végzésének ideje alatt az elektronikus építési naplót

a)      az építtető megbízása alapján az építési műszaki ellenőr vagy a beruházási tanácsadó a meghatározott feladatok ellátása érdekében, vagy

b)      alvállalkozói elektronikus építési napló esetén a megrendelő vállalkozó kivitelező vagy felelős műszaki vezetője

folyamatosan ellenőrzi, és abban észrevételeit, megállapításait rögzíti.

·         Az elektronikus építési naplóban köteles haladéktalanul közölni

a)      a fővállalkozó kivitelező az építtetővel a pótmunka műszaki szükségességét,

b)      az építtető a fővállalkozó kivitelezővel a pótmunka igényét.

·         Az építőipari kivitelezési tevékenység résztvevői egymást az e-építési naplóba történő bejegyzéssel értesítik azokról a tudomásukra jutott, az építési tevékenységet érintő veszélyhelyzetekről, tényekről és körülményekről, amelyek az építési szerződésen alapuló kötelezettségeik szerződésszerű teljesítését befolyásolják vagy veszélyeztetik.

·         Az e-főnaplóba és e-alnaplóba az építési napló vezetésére kötelezett a napi jelentést, valamint a kivitelezés egyéb dokumentumait közvetlenül az e-építési napló internetes alkalmazásba vagy - offline napló vezetés esetén - az e-építési napló alkalmazásból letöltött ÁNYK sablon használatával, saját gépen elmentve köteles rögzíteni.

·         A naplóvezetésre kötelezettnek gondoskodnia kell arról, hogy a saját gépen rögzített napi jelentés és egyéb dokumentumok legfeljebb a bejegyzési vagy dokumentálási kötelezettség napjától számított három napon belül az internetes alkalmazásban is rögzítésre kerüljenek.

·         Az e-főnaplónak és az e-alnaplónak azokat a munkarészeit, amelyek nem kerültek még az e-napló internetes alkalmazásban rögzítésre, a helyszínen elérhetővé kell tenni azok számára, akik abba bejegyezhetnek, vagy akik abba betekinthetnek.

·         A naplóbejegyzések és rögzített dokumentumok utólagos módosítása vagy végleges törlése nem lehetséges, az e-napló alkalmazás minden cselekményt naplóz és követhetővé teszi. A módosítást javítást, új bejegyzésben kell rögzíteni, illetve új dokumentumot lehet feltölteni.

Hogy kerül lezárásra az e-építési napló?

A fővállalkozó kivitelező az e-főnaplót, az alvállalkozó kivitelező az e-alnaplót az építőipari kivitelezési tevékenység befejezését, az építési munkaterületről levonulást és az építési munkaterület visszaadásának visszaigazolását követően zárhatja le. A lezárás feltétele, hogy a kivitelezői illetve felelős műszaki vezetői nyilatkozat is kitöltésre kerüljön a rendszerben az adott e-főnaplónál illetve e-alnaplónál.

Az e-főnaplók vagy e-alnaplók lezárása akkor lehetséges, ha minden alárendelt e-alnapló lezárása már megtörtént.

Az e-építési napló lezárását az építtető vagy a meghatalmazottja végezheti, ennek feltétele, hogy minden e-főnapló lezárt állapotban legyen.

Lezárt e-építési naplóba, e-főnaplóba vagy e-alnaplóba további bejegyzés nem tehető, és melléklet sem tölthető fel, de amíg elérhető a rendszerben betekintés lehetséges, és az építési naplóról, vagy résznaplóiról készíthető pdf formátumban elektronikus másolat.

forrás: www.e-epites.hu